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突然の依頼!?英語メールってどう書くの??知っておくと便利なキーワード

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いきなり上司に英語でメールを送ってくださいと言われたら、あなたはどうしますか?

おそらく言葉をネットで調べて、これでいいのか?失礼はないか?と考えながら、進めていくのではないでしょうか。しかし最初はなかなかスムーズに書けるものではありません。タイトルから書き出しまで調べて書くとなると一日仕事です。

今回はそんな時に思い出していただける、メールでよく使われる、汎用性の高い語彙についてお話します。

 

担当者様、関係各位

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特定の相手にメールを送る、もしくは相手の名前や所属がわかっている場合は、「Dear xxx」や「To: xxx」を使用して宛先を書きますが、それでは日本語で言う「担当者様」や「関係各位」などは、どのように表現すればいいのでしょうか?

実はちゃんとそれに相応する言葉があるのです。

「To whom it may concern,」 →関係各位

と表現します。各単語の頭を大文字にして書く方もいらっしゃいますが、内容は同じです。

送信する相手が定まっていないときにはこの表現がベストだと思いますが、宛先の人数が多く一人ずつ書くのが面倒だといったような理由でこのタイトルを使用するのは失礼にあたります。また、相手が定まらない分、内容が重視されず、その他のダイレクトメールと一緒に読み飛ばされてしまう可能性も高いので、ご使用の際は注意が必要です。

 

添付ファイルをご確認ください

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メールにつきものなのが添付ファイル。資料やレポートを付けて送る際に、それをどう伝えて確認してもらえばいいのでしょう?

「添付する」ことを英語では「attach」といいます。従って、添付ファイルは「attached file」、添付画像は「attached image」となります。

 

「Please find/see the attached image.」

→添付のイメージをご確認ください。

「I have attached the following report for your perusal.」

→あなたに読んでいただきたくレポートを添付しました。

「According to the attached article, our company is growing at the rate of 20% per year.」

→添付の記事によると、わが社は年間20%の成長を遂げています。

 

これで添付資料も見落とさず確認してもらえますね!

 

文字化け

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特に違った言語環境間でメールのやり取りをする際に、起こりがちなのが文字化けです。「あなたのメールを読めません。」とただ返しても、英語が読めないのか、メールが開けないのか、読める状況にないのか・・・相手にはわかりません。はっきり「文字化けしている」という状況を知らせるには「garbled」という言葉を使うのが賢明でしょう。

 

「I can’t read your email because the characters are garbled.」

→文字化けしているので、あなたのメールが読めません。

「I’ve got a garbled email from her.」

→文字化けしたメールを、彼女から受け取りました。

 

こう断ったうえで、再度送っていただきましょう。

 

添付ファイルが破損しています

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また文字化けしているのではなく、添付ファイルが破損して開けない場合もあります。その場合の「破損」は「corrupt」や「pixelated」を使用するとシンプルでわかりやすいでしょう。

「The attached file you sent me was corrupted.」

→あなたから送付された添付ファイルが破損していました。

「I couldn ‘t read it because your file was pixelated.」

→あなたのファイルの映りがおかしかったので、読むことができませんでした。

 

こう伝えれば、ファイル自体が破損していることが容易にわかりますね。

 

「敬具」から「ではでは」までの結び方

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文章の結びの部分ですが、これはフォーマルな場合とカジュアルな場合では語彙が違ってきます。

 

・フォーマルな結び

「Yours sincerely,」、「Sincerely,」、「Yours truly,」がよく使われます。必ず最後にコンマを付けることを忘れないでください。またフォーマルな場合は、この下に書くあなたの名前をフルネームにしましょう。

 

・ビジネス

「Regards,」、「Kind / Warm / Best regards,」となります。ビジネスで使用する場合には、基本的にあなたの名前を書くけだけで問題ないこともあるけれど、初対面の方や相手がお客さんだった場合にはフルネームのほうが無難でしょう。

 

・親しい同僚や友達には

社内の親しい同僚や友達に向けては、こんなに丁寧に発することもないので、「See you.」、「Have a good day.」、「Bye for now.」(ではでは、良い一日を、取りあえずバイバイ)と、こんな風に締めるといいでしょう。

 

ご返信ありがとうございます。

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問い合わせのメール等に返信が来た場合、ご返信ありがとうございますは以下のように書きます。

「Thank you for your reply.」 →ご返信ありがとうございます。

「Thank you for writing back.」 →ご返信ありがとうございます。

「Thank you for your correspondence.」 →ご返信ありがとうございます。(上記より若干フォーマル)

 

また、日本語でよく使う「早速のご返信」は、「prompt reply」が有効です。

「Thank you for your prompt reply.」 →早速のご返信ありがとうございます。

 

ビジネスメールで使用される略語

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ビジネスメールでよく使われているのが略語です。FYI、ASAP等は日本でもよく見かけますが、実は外国でも実用的に多く使われています。

 

FYI(For Your Information) →参考までに

ASAP(As soon as possible) →早急に

Apporox.(approximately) →だいたい

a.k.a(As known as) →~としても知られている

TBD(To be determined) →未定

RSVP →出欠の返信をください

e.g. →例えば

 

さいごに ~メールにも人柄が出ます~

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読む際には相手のメールの丁寧さ(カジュアル/フォーマル)の違いが何となくわかっていても、いざ自分で送るとなると頭を抱えてしまうものです。

日本語でもそうですが、英語のメールでもその方の人柄というものがよく読みとれます。相手によって、また場面によって語彙を使い分け、さらにあなたの人柄を出せるメールが書けるといいですね!

 

About white

日本でシステムエンジニアとして8年働いたところで、急に思い立って職業給付金を利用し英語学校へ1年行き、アメリカのアダルトスクールでの3か月短期留学を経験。 その後、ワーキングホリデービザにてオーストラリアへ渡豪し、一度日本に戻るも一年後にIBM Australiaへ再就職し渡豪、オーストラリア人と結婚し現在1児の母として奮闘中。 英会話講師の家へホームステイ、オーストラリアでの各種短期留学受付中です。詳しくは→http://www.ab.auone-net.jp/~aus-life/